Bekerja dari rumah (WFH/work from home) bukan merupakan hal yang mudah. Sebagai perusahaan Payroll Outsourcing yang telah mengimplementasikan standar ISO 9001 dan ISO 27001, kami mengantisipasi pandemic Covid 19 sebagai risiko baru yang penting dan sangat berdampak, tetapi perusahaan perlu memitigasikan risiko baru ini tanpa mengabaikan risiko lain yaitu keamanan informasi ataupun bagaimana menghindari menghindari miskomunikasi karyawan, bila bekerja dirumah.
Selain itu karyawan perlu siap untuk menerima kondisi yang berubah ini, karena fasilitas di rumah mungkin belum dianggap memadai dan termasuk mengasuh anak. Hal yang lain perusahaan perlu menyiapkan infrastruktur Informasi teknologi antara lain VPN (Virtual Private Network) untuk mengakses data secara aman.
Setelah pemerintah meminta karyawan untuk bekerja di rumah dan jaga jarak (social distancing), kami memilih bagaimana karyawan dapat menjaga jarak dan terhindari dari wabah dengan kebijakan sebagai berikut:
| 1. | Perusahaan mengijinkan karyawan untuk menggunakan jatah pengobatan untuk membeli vitamin C dan masker untuk menghindari wabah. |
| 2. | Perusahaan menyediakan thermometer Pribadi untuk menyakini semua karyawan bekerja dalam kondisi sehat karena karyawan dapat mengukur suhu badannya sendiri. |
| 3. | Perusahaan meminta karyawan untuk tidak menggunakan transportasi umum, karena risiko terkena wabah covid 19 akan lebih besar. Bahkan perusahaan menyediakan sarana tinggal sementara baik dikantor maupun di apartemen atau karyawan diijinkan untuk bekerja kantor lain yang merupakan Disaster Recovery Center agar karyawan dapat menjaga jarak dan menghindari transportasi umum. |
Setelah seminggu kondisi semakin memprihatinkan, baik karyawan ataupun manajemen memutuskan agar konsultan senior boleh bekerja di rumah dan pada saat itu konsultan senior sudah lebih siap menerima kondisi dan tim IT sudah lebih siap menyiapkan infrastruktur seperti VPN dan lap top untuk dapat digunakan di rumah.
Namun hal ini belum cukup, karena kami mengevaluasi hasil bekerja dari rumah oleh tim senior tidak semudah dibayangkan internet yang ada belum tentu memadai yang mengakibatkan karyawan tidak dapat membuka file yang besar ukurannya, maka tim IT kemudian melakukan langkah perbaikan dengan menggunakan Remote Desktop didalam VPN agar dapat lebih cepat membuka file tanpa mengkompromikan atas keamanan. IT menyiapkan bekerja dari rumah untuk semua karyawan kantor. Akhirnya pada 1 April kami semua melakukan pekerjaan dari rumah dengan pertemuan bersama secara online seminggu sekali, termasuk kami menyiapkan Prosedur dan kebijakan Operasi Standar khusus untuk melakukan pekerjaan alih daya penggajian dari rumah yang mengutamakan agar setiap orang lebih proaktif bekerja dari rumah.
Kita melihat hal ini sebagai bagian dari semangat untuk meningkatkan terus menerus dengan menerapkan ISO 9001 dan ISO 27001 dan kami sudah memiliki infrastruktur yang relative lebih siap agar keamanan informasi dan kualitas kerja dapat terjaga, seperti antara lain:
| • | Menggunakan software cloud Myquantumhr yang kami kembangkan dengan koneksi yang dienkripsi dan diverifikasi oleh Global Sign. Namun khusus untuk bekerja dari rumah, kami kembangkan pelaporkan kehadiran (check in check out) melalui employee self services. |
| • | Menggunakan teknologi VPN untuk mengambil data di server, sehingga keamanan atas informasi tetap terjaga. |
| • | Menggunakan software Basecamp yang sudah sejak awal tahun 2020, kami gunakan untuk menyakini semua orang melakukan pekerjaan sesuai cek list yang ada dan melaporkan apa yang dikerjakan secara harian. |
| • | Sejak kantor kami berada di dua lokasi, kami sudah secara bulanan menggunakan zoom ataupun skype untuk diskusi antar kantor, sekarang komunikasi kami menjadi 1 minggu sekali. |
| • | Budaya perusahaan yang baik dalam memenuhi indikasi kinerja utama yaitu keakuratan, tepat waktu dan kerahasian. |
Kami berharap pemerintah dan masyarakat kita dapat mengendalikan Pandemi Covid 19 cepatnya, agar kita semua dapat bertahan dan tetap sehat. Sebagai perusahaan jasa semoga kami membagi pengalaman di atas dapat memberikan ide bagaimana infrastruktur dan budaya kerja dapat saling mendukung.